« Назад

Восемь советов для тех, кто выбирает офис  12.07.2019 00:16

Поиск офисного помещения, отвечающего всем вашим пожеланиям, является не такой простой задачей, как кажется на первый взгляд.  Для того чтобы вы смогли сделать правильный выбор, мы поделимся некоторыми рекомендациями.

 

Ставим цель

Первое, что необходимо сделать, – это определиться с тем, для чего собственно нужен офис. Только получив ответ на этот вопрос, можно детализировать те требования, которые будут предъявляться к офисному помещению. Ведь, одно дело, когда вы намерены, например, организовать службу доставки или офис продаж, и совсем другое, если это будет дизайнерская студия или фирма по разработке программного обеспечения, где необходима спокойная рабочая обстановка. Четкое понимание конечной цели позволит уяснить конкретные параметры офисного помещения, такие как количество кабинетов, планировка и так далее.

 

Определяемся с бюджетом

Нет большого секрета в том, что зачастую наши желания ограничиваются возможностями и не в последнюю очередь финансовыми. Поэтому рекомендуем вам сопоставить планируемый бюджет на аренду офиса с конкретными ценовыми предложениями на данном сегменте рынка. Лучше всего сразу определить, какую сумму денег вы можете потратить на аренду. Когда вы приняли определенный бюджет, как максимальный, исходя из него будет намного проще найти компромиссный вариант по площади офиса, престижности района, удаленности от метро, класса бизнес-центра и дополнительных услуг, входящих в цену. 

 

Налогообложение

Важно понимать, что собственники помещений такие же бизнесмены, как и вы. Они ищут возможность заработать и сэкономить на различных тратах и отчислениях. В последнее время для оптимизации налоговых отчислений, многие бизнес-центры переходят на Упрощенную систему налогообложения(УСН) и не являются плательщиками НДС. Если ваша компания работает с НДС, то при поиске офиса вам нужно учитывать этот фактор, выбирая в качестве контрагента бизнес-центр с соответствующим налоговым статусом. В противном случае, вы не сможете предъявить к возмещению 20% от стоимости аренды, а за год сумма получается очень внушительная. 

 

Определяемся с месторасположением

Чрезвычайно важно правильно подойти к поиску оптимального (с точки зрения развития бизнеса) местонахождения офиса. Одно дело, когда к вам приходят клиенты. И доступность вашего офиса, в таком случае, выходит на первый план. Другое дело, когда вы ориентируетесь только на удобство сотрудников.

Ориентируясь на поставленную цель и опираясь на имеющийся бюджет, возможно, потребуется подкорректировать идеальный выбор месторасположения офисного помещения. 

 Поэтому при выборе конкретного объекта лучше всего опираться на четко обозначенные критерии. Этими приоритетами могут стать:

- развитая транспортная инфраструктура, обеспечивающая хорошую доступность для клиентов и сотрудников;

- возможности по оперативному обслуживанию клиентов, что особенно важно для офиса продаж;

- выгодная стоимость аренды или покупки помещения под офис;

- удобная внутренняя логистика, если, к примеру, вы каким-либо образом взаимодействуете с собственным складом или поставщиками.


Знакомимся с ближайшими соседями

Советуем вам до выбора конкретного офисного помещения познакомиться с потенциальными соседями, а именно, с кем вам придется делить холл или этаж. Почему это так важно? Представьте такую ситуацию, при которой в соседних с вашим офисом кабинетах уровень шума будет неприемлемо высоким для того, чтобы вы могли плодотворно работать, создавая качественный продукт, или общаться с клиентами. Возможна и такая ситуация, когда ближайшими соседями могут оказаться ваши прямые конкуренты. Хорошо это или плохо – решать вам. В любом случае подбирая помещение под офис лучше быть к этому готовым.


Планировка и ремонт

Выбирая помещение, важно понимать сколько сотрудников вы хотите разместить. Каков характер их работы - сосредоточенность и аналитика или телефонные переговоры и креатив. То есть, правильнее всего отделить “тихих” сотрудников от “громких” для максимальной эффективности и тех, и других. Нужна ли комната переговоров или зона отдыха. Где будет размещаться руководство и бухгалтерия, нужны ли им отдельные помещения или все будут находится в одном пространстве.

Исходя из всех этих факторов, вы сможете спланировать метраж и деление на кабинеты будущего офиса. 

Немаловажное значение имеет состояние офиса, который вы просматриваете - качество ремонта, потолка и напольного покрытия. Кто и за чей счет делает косметический ремонт, а также ставит дополнительные перегородки в случае необходимости.


Арендная ставка и дополнительные платежи

При обсуждении арендной ставки важно понимать, что в нее входит. Например, облагается ли офис НДС. Входит ли коммунальная плата (отопление , водоотведение, уборка общих помещений, вывоз мусора, охрана бизнес-центра), электроэнергия, уборка помещения.

Если нет, важно заранее понять какова данная переменная часть аренды. В летний и зимний период эти значения могут сильно разниться и, опять же, могут составлять значительную сумму.

В 95% случаев дополнительно оплачиваются услуги предоставления интернет и телефонии, а также платные парковочные места на охраняемой парковке или паркинге. 


Детально изучаем документы

Рекомендуем вам очень серьезно отнестись к подписанию договора аренды помещения. Это не тот случай, когда стоит сэкономить на юристе. Важно изучить не только права и обязанности по договору, но и штрафы и пени, которые могут быть заложены за нарушение каких-либо правил и норм, а также условия прекращения договора. Немаловажно, обратить внимание на возможность бизнес-центра поднять арендную плату за время действия договора аренды.

Воспользовавшись нашими рекомендациями, вы сэкономите время и сможете подобрать наиболее подходящее для работы офисное помещение на лучших условиях.

Будем рады ответить на ваши вопросы. Также пишите интересные ситуации и кейсы, которые случались с вами при аренде офисной недвижимости. Мы с радостью их опубликуем. 

 

Автор: Роман Хазин