Блог

Как снять офис в аренду?  26.03.2020 16:41

Казалось бы, что может быть проще - планируешь бюджет, выбираешь бизнес-центр, выбираешь помещение, подписываешь договор, работаешь долго и счастливо. На деле все оказывается совсем не так просто. 

Цели офиса — Для чего вам нужен офис

Прежде всего, важнее всего сформулировать, для чего вам нужен офис. Для спокойной комфортной работы? Представительский клиентский офис? Уютный лофт с полудомашней обстановкой? 

После того как вы сформулировали цель, вам будет намного проще оценивать предложенные варианты. Насколько точно они подходят под изначальную идею. На какие компромиссы можно пойти, а какие абсолютно недопустимы. Если у вас уже есть сложившаяся команда, с которой вы трудитесь бок о бок каждый день, перед поиском офиса будет полезно опросить, какие критерии офиса наиболее важны для ваших коллег. Часто случается, когда руководитель единолично принимает решение о переезде, половина сотрудников увольняется, потому, что для многих по тем или иным причинам новый вариант офиса неприемлем.

Составьте список наиболее важных факторов, например:

• Приморский район Санкт-Петербурга
• 10-15 минут до станции метро Черная Речка
• закрытый доступ на территорию 
• два парковочных места
• возможность круглосуточной работы в бизнес-центре

И второстепенных, желательных: 

• возможность сделать ремонт под свои нужды, возвести или убрать перегородки
• близкое расположение метро
• свободная и достаточная парковка для автомобилей сотрудников и гостей фирмы
• высокие потолки и большие окна
• не солнечная сторона
• недорогое кафе на территории бизнес-центра

Важно учитывать планы развития вашей компании - сколько сотрудников переезжает, сколько сотрудников вы планируете нанять в ближайший год. Нужны ли отдельные кабинеты или для работы предпочтительно размещение в open space. Согласитесь, будет обидно, если вы переезжаете в новый офис, а через полгода он станет вам мал и поиски придется начинать снова. 

Как правило, на комфортное размещение одного сотрудника выделяется около 6 квадратных метров. Также необходимо учитывать общие площади - приемные, коридоры, комнаты отдыха, приема пищи или переговорные. 

До начала поисков лучше составить план рассадки: кого из сотрудников можно посадить вместе (например, отдел продаж или бухгалтерию), кто должен сидеть отдельно (директор, зам. директора, HR и так далее). После этого вам будет значительно проще оценить предлагаемое помещения.

Поиск офиса

Вариантов поиска по сути всего два - либо вы ищете сами, либо вы делегируете эту работу профессионалам.

Для поиска существует большое количество интернет-ресурсов, содержащих чаще всего одни и те же объявления в разных вариациях, иногда с разными ценами и условиями. Можно искать на Авито, Циане, Яндекс.недвижимости или на сайтах многочисленных брокеров. 

В случае с брокерами, по сути вы ничего не теряете. В большинстве случаев, это для вас абсолютно бесплатно, так как на рынке аренды офисов вознаграждение брокеру выплачивает собственник помещения. При четко сформулированном задании на поиск, вы достаточно быстро получите список свободных вариантов из которых можно будет сделать выбор.

Из минусов, пожалуй, можно отметить, что часть бизнес-центров, где комиссия не платится, не попадут в подборку. Их придется искать и прозванивать самим. 

Просмотр офиса

Когда вы приходите на просмотр в бизнес-центр, мы бы советовали уже на входе подмечать всякие мелочи, по которым можно сделать вывод,  будет ли вам здесь комфортно работать или нет. Накурено ли при входе, насколько вежливо и профессионально общается охрана, чистота мест общего пользования и туалетов, исправность лифтов, ремонт коридоров и холлов - все это вы можете увидеть, пока идете к помещению.

Помещение либо уже свободно, либо там еще находится текущий арендатор. Это хорошая возможность побеседовать с ним о причинах выезда. Если вам неудобно общаться при собственнике, вы можете позднее перезвонить, представиться и задать интересующие вас вопросы. Вряд ли вам откажут и что-то будут от вас скрывать. В любом случае, подобное общение очень полезно и откроет для вас многие подводные камни аренды именно в этом месте. 

В помещении старайтесь обратить внимание на качество напольного покрытия, качество и исправность окон, кондиционер, если он установлен. Важно обсудить с собственником , будет ли делаться какой-либо косметический ремонт перед заездом, и если нет, то можете ли вы сделать ремонт самостоятельно с зачетом в арендной платы. Как правило, собственники охотно идут на предоставление арендных каникул на время ремонта и заезда, но если вы не спросите, то и каникулы вам не дадут. Если вы пришли на встречу вместе с брокером, то он, как правило, заранее расскажет нюансы бизнес-центра и помещения, посоветует,  какие вопросы стоит задать, а какие задавать не нужно ни в коем случае (например: “Что будет, если мы вдруг не сможем оплатить аренду?” - реальный случай, между прочим).

Если помещение вам нравится, то прямо на просмотре стоит обсудить коммерческие условия сдачи в аренду. 

Какие вопросы нужно задать, чтобы потом не разочароваться от сделанного выбора: 

• Метраж. Выясните точный метраж, согласно кадастровому паспорту. Разница в 0,5 м2 в денежном выражении может вылиться в круглую сумму, особенно если пересчитать расходы на год. Если вы рассматриваете для аренды крупный офисный блок, стоит спросить, считается ли полезная площадь и коридоры по одной ставке? Мы всегда советуем просить скидку на стоимость вспомогательных помещений. Как правило, собственники идут на встречу и цена на офис снижается существенно. 

• Цена. Входит ли в цену НДС или собственник работает по упрощенной системе налогообложения (УСН). Если офис сдается с НДС, а вы работаете на упрощенке - вы ничего не теряете. Если наоборот, вы теряете 20% от стоимости впустую. 

• Коммунальные платежи, электроэнергия, вывоз мусора, охрана. Что из вышеперечисленного входит в базовую ставку аренды. В большинстве бизнес-центров ставка аренды включает в себя все коммунальные платежи. Но, если нет, важно понимать в какие затраты ежемесячно это будет выливаться. По возможности, посмотрите квитанции предыдущего арендатора, уточните базовый тариф по электричеству, если затраты начисляются по счетчику.

• Уборка. Стоит задать вопрос, входит ли уборка в арендную ставку. Если нет, обязательно ли заключать договор на уборку с бизнес-центром, сколько стоит уборка за квадратный метр, можно ли убирать офис своими силами. 

• Интернет. Сразу стоит уточнить, сколько провайдеров предоставляют услуги интернета и телефонии. Чем больше, тем лучше, так как конкуренция не дает необоснованно завышать тарифы. Если провайдер один, это может говорить о возможной завышенной стоимости на услуги связи. Попросите у собственника или брокера контакты телекоммуникационных компаний, чтобы выбрать оптимальные условия. На всякий случай стоит проверить качество мобильной связи в помещении, вдруг вам будет выгоднее использовать роутер с мобильным интернетом. 

На самом деле, это очень важный пункт. Вы можете заключить договор аренды, переехать, а потом узнать, что при аренде в 25000 рублей, за интернет вы должны будете отдавать 30000 рублей.

• Парковка. Если кто-то из руководства или сотрудников планирует приезжать на работу на автомобиле, очень важно выяснить,  есть ли теоретическая возможность припарковать автомобиль. Уточните предоставляет ли бизнес-центр платную или бесплатную парковку для арендаторов и гостей, на какое количество мест можно рассчитывать, сложно ли припарковать машину на прилегающих улицах.

Договор и документы, что важно, а что второстепенно

Вам все нравится,  и вы хотите арендовать этот офис. Дело за подписанием договора. Это этап,  где точно не стоит спешить.   

Собственник всегда проверяет юридическую чистоту новых арендаторов. Вы же, в свою очередь, вправе проверить документы на здание и на само офисное помещение. Попросите у собственника документы на право собственности, фактический адрес и адрес в документе должны совпадать. Если помещение сдается в субаренду, то попросите показать непосредственный договор аренды. В нем должна быть указана возможность передачи помещения в субаренду. В противном случае, это незаконно. К чему вам лишние неприятности? 

Внимательное чтение договора порой помогает сэкономить много денег и нервных клеток в будущем. Мы советуем просить выслать не просто шаблон, а готовый договор с заполненными реквизитами вашей компании и прописанным конкретным помещением. 

Если какой-то пункт вызывает у вас сомнения, лучше всего проконсультироваться с юристом. 

Обратите особое внимание на следующие вещи: 

• Вхождение в аренду. В какие сроки необходимо внести арендную плату и обеспечительный платеж (депозит, страховой депозит - он может называться по-разному), если он фигурирует в договоре. Постарайтесь уточнить,  идет ли депозит в зачет последнего месяца или является возвратным по окончанию договора. Обратите внимание, с какого момента вы начинаете платить за офис - с момента подписания договора или с даты подписания акта передачи помещения.

• Дополнительные платежи. Советуем обратить внимание,  не фигурирует ли в договоре “Переменная часть оплаты офиса”. До подписания договора важно понять,  сколько же в итоге вам придется платить и если переменная часть аренды существует, то по каким принципам она будет начисляться, насколько это прозрачно и понятно.    

• Сроки действия договора и порядок расторжения. Обычно договора заключаются на 11 месяцев. Делается это,  потому что договора свыше 11 месяцев подлежат регистрации в Росреестре (напрямую или через МФЦ). Это платная и времязатратная процедура. В базовом варианте собственники не готовы нести дополнительные траты. Если вы планируете арендовать офис менее 11 месяцев, обратите внимание на пункты, связанные с досрочным расторжением договора аренды: через какой срок после начала аренды возможно расторжение, за какой срок необходимо уведомить собственника и каким образом, есть ли какие-либо штрафы и пени за досрочное расторжение (например, депозит становится невозвратным).

• Первоочередное право аренды. Вы въехали в офис, сделали в нем ремонт, сотрудникам удобно, по деньгам комфортно, но… через 11 месяцев вас просят съехать. Чтобы такого не произошло, обратите внимание на наличие пункта о том, что текущий арендатор имеет первоочередное право аренды после окончания данного договора. То есть, без вашего желания офис не смогут сдать на более выгодных условиях кому-то другому.

• Индексация ставки. Обратите внимание на право арендодателя на изменение цены. На какой процент может меняться цена, в какой срок, на каких основаниях. Обычно в договорах указывается право арендодателя на однократное повышение (договор 11 месяцев) на величину инфляции (5-10 %). Если формулировка иная, рекомендуем посоветоваться с вашим юристом. 

• Штрафы и пени. В большинстве бизнес-центров присутствуют свои “Правила нахождения и пользования бизнес-центром”. За нарушение правил, арендаторы наказываются штрафами. До того как вы подписали договор, оцените риски и вероятность (возможно невольную) нарушения правил пользования бизнес-центром. Возможно, соблюдение какого-то из правил будет напрямую мешать вашей непосредственной деятельности (студия танцев или вокала, пункт выдачи интернет-магазина) и в этом случае выгоднее будет подыскать какой-то другой, более безопасный вариант помещения.

Мы всегда говорим нашим клиентам: До того, как вы подписали договор, вы никому и ничего не должны. Вы имеете право предлагать поменять какие-то пункты и искать компромиссы. Собственник, в свою очередь, вправе вам отказать, но вы никогда не узнаете этого, если не попробуете. В нашей практике реалистичные и аргументированные предложения от арендаторов довольно часто находят понимание и поддержку у арендодателя. 

Ничего не делать до подписания договора.

Когда-то “Слово Купеческое” значило очень много. К сожалению, те времена давно прошли. Если у вас на руках нет договора с подписанными обязательствами обеих сторон, то это значит, что никаких договоренностей не было. 

Мы советуем не начинать делать ремонт, завозить материалы, мебель и оргтехнику до того, как получите на руки подписанный договор. 

Если у вас посередине офиса в начале аренды была большая трещина или, например, разбитый стеклопакет, но вы не отразили ее наличие в акте передачи помещения, то доказать, что повреждения не появились уже при вас, будет очень сложно. 

Список этих несложных правил поможет вам не только арендовать удобное и качественное помещение на интересных вам условиях, но и избежать неприятных ситуаций, связанных с арендой.